Automatizare oferte: de la cerere la PDF
Clientul care cere o ofertă o așteaptă repede. Dacă răspunsul depinde de cineva care caută prețuri, verifică stocul și completează un document, primul care răspunde are un avantaj.
Construim un flux care face partea repetitivă: citește cererea, verifică datele și pregătește oferta. Tu doar o verifici și o aprobi.
Semne că ofertarea te încetinește
- Ofertele pleacă a doua zi, deși cererea a venit dimineața.
- Prețurile se caută în mai multe fișiere.
- Fiecare om din vânzări face ofertele în alt fel.
- Stocul se verifică prin telefon sau pe mesaje.
- Cererile din email se pierd printre celelalte mesaje.
- Nu știi câte oferte ai trimis și care au devenit comenzi.
Ce face sistemul
Preia cererea
Din email, WhatsApp sau formular, chiar dacă e scrisă liber.
Înțelege ce se cere
Identifică produsele, cantitățile, clientul și locul de livrare.
Verifică stocul și prețul
Consultă ERP-ul și aplică regulile de preț și discount ale firmei.
Generează oferta
Un PDF cu identitatea firmei tale, complet și corect.
Cere aprobarea
Primești oferta pregătită și o aprobi cu un click.
Păstrează istoricul
Oferta rămâne salvată în CRM, cu tot traseul ei.
Traseul unei oferte
Exemplu pentru o firmă de distribuție:
- 01Vine emailul: „Avem nevoie de o ofertă pentru 12 bucăți, cu livrare la Iași.”
- 02Sistemul extrage produsul, cantitatea și localitatea.
- 03Confirmă stocul și verifică dacă firma este client existent.
- 04Calculează prețul după regulile tale și generează PDF-ul.
- 05Primești notificarea și aprobi oferta.
- 06Clientul primește oferta, iar CRM-ul se actualizează.
Unde rămâne omul
- Prețurile negociate și discounturile speciale rămân decizia ta.
- Cererile neclare sunt trimise unui coleg, nu completate prin presupuneri.
- Ofertele complexe pot fi doar pregătite de sistem și finalizate de un om.
Cum lucrăm
01Înțelegem procesul real
Stăm de vorbă cu oamenii care fac munca și vedem cum circulă informația azi: ce se copiază de mână, unde se blochează și ce se greșește.
02Stabilim ce face sistemul și ce face omul
Primești o schemă clară a fluxului înainte să scriem ceva. Îți spunem sincer ce merită automatizat și ce nu.
03Pornim cu un pilot pe date reale
Automatizăm un singur flux și îl lăsăm să ruleze în paralel cu felul în care lucrați azi, fără să întrerupem activitatea.
04Măsurăm, apoi extindem
Instruim echipa, monitorizăm fluxul și adăugăm procese noi doar după ce primul își dovedește utilitatea.
Cât costă
Prețul depinde de câte surse de date conectăm și de cât de complicate sunt regulile tale de preț. Dacă toate prețurile sunt într-un singur loc, proiectul e mai simplu.
Îți facem o estimare după ce vedem câteva cereri reale și ofertele trimise ca răspuns.
Întrebări frecvente
Funcționează cu cererile scrise liber?
Da. Inteligența artificială înțelege mesajele scrise normal, nu doar formularele. Dacă lipsește o informație, cererea ajunge la un om.
Oferta pleacă fără să o văd?
Nu, dacă nu vrei asta. Recomandăm aprobarea unui om, cel puțin la început.
Pot păstra formatul actual al ofertelor?
Da. Refacem documentul după modelul firmei tale.
Ce se întâmplă dacă produsul nu e în stoc?
Fluxul urmează regula stabilită de tine: propune o alternativă, afișează termenul de livrare sau anunță un coleg.
Se conectează la programul nostru?
De cele mai multe ori, da. Dacă nu există o conexiune directă, folosim exporturi, fișiere sau baza de date.
Citește și
Spune-ne ce vrei să rezolvi.
Ne uităm împreună la proces și îți spunem sincer dacă merită.
Programează o discuție