Automatizare facturi și documente
Multe firme încă primesc documente pe email și copiază datele de mână în programul de facturare sau în Excel. Munca e simplă, dar lentă, iar greșelile costă.
Construim fluxuri care citesc documentele, extrag datele importante, le verifică și le trec acolo unde trebuie.
Ce rezolvăm
- Introducerea manuală a facturilor primite.
- Compararea facturilor cu comenzile și avizele.
- Documente pierdute în email sau în foldere.
- Contabilul care așteaptă documente la final de lună.
- Aprobări care se blochează la o singură persoană.
- Date diferite între aplicații.
Ce documente procesăm
Facturi primite
Furnizor, valori, TVA și produse, extrase automat și verificate.
Comenzi
Comenzile primite pe email devin înregistrări în aplicația ta.
Avize și NIR-uri
Comparate cu comanda și factura, ca diferențele să iasă imediat la iveală.
Contracte
Date cheie, termene și valori, adunate într-un singur loc.
e-Factura
Flux conectat la programul de facturare și la sistemul pe care îl folosești.
Arhivare
Fiecare document ajunge în folderul corect, ușor de găsit.
Traseul unei facturi
De la email până în program:
- 01Factura ajunge pe email sau într-un folder.
- 02Sistemul citește documentul și extrage datele.
- 03Compară valorile cu comanda sau contractul.
- 04Dacă totul se potrivește, datele merg în programul de facturare.
- 05Dacă apare o diferență, un om primește o alertă.
- 06Documentul este arhivat automat.
Unde e nevoie de verificare
- Documentele scanate slab pot fi citite greșit, așa că le trimitem spre verificare.
- Plățile și deciziile contabile rămân la oameni.
- Pornim cu verificare umană și o reducem doar când rezultatele sunt stabile.
Cum lucrăm
01Înțelegem procesul real
Stăm de vorbă cu oamenii care fac munca și vedem cum circulă informația azi: ce se copiază de mână, unde se blochează și ce se greșește.
02Stabilim ce face sistemul și ce face omul
Primești o schemă clară a fluxului înainte să scriem ceva. Îți spunem sincer ce merită automatizat și ce nu.
03Pornim cu un pilot pe date reale
Automatizăm un singur flux și îl lăsăm să ruleze în paralel cu felul în care lucrați azi, fără să întrerupem activitatea.
04Măsurăm, apoi extindem
Instruim echipa, monitorizăm fluxul și adăugăm procese noi doar după ce primul își dovedește utilitatea.
Cât costă
Costul depinde de tipurile de documente, de volum și de programele conectate. Câteva tipuri de facturi cu format asemănător se automatizează mai ușor decât documente foarte diferite.
Trimite-ne câteva exemple reale și îți spunem ce se poate face și cât ar costa.
Întrebări frecvente
Funcționează și cu documente scanate?
Da, dacă sunt lizibile. Documentele neclare sunt trimise spre verificare, ca să nu ajungă date greșite în program.
Se poate conecta la SmartBill sau Oblio?
Da, folosim conexiunile oferite de aceste programe. Pentru alte aplicații verificăm opțiunile disponibile.
Ce facem cu e-Factura?
Putem include e-Factura în flux, în funcție de programul pe care îl folosești deja.
Ce procent de documente se procesează corect?
Depinde de calitatea și varietatea documentelor. Măsurăm asta în pilot, pe documentele tale.
Înlocuiește contabilul?
Nu. Îi ia din munca de introducere a datelor și îi lasă timp pentru verificare și consultanță.
Citește și
Spune-ne ce vrei să rezolvi.
Ne uităm împreună la proces și îți spunem sincer dacă merită.
Programează o discuție